Zjednodušeně lze říci, že jsou dva druhy průkazů.
První se zpracovává v případě, kdy se staví nebo mění stávající budova, a druhý v případě, kdy je nakládáno s vlastnictvím budovy nebo její ucelenou částí, tedy dochází k prodeji či pronájmu.
Kromě toho jsou pak postupně průkazy vyžadovány od určitého data i v případech, kdy nedochází k žádným změnám.
1.) Výstavby a rekonstrukce budov
- Výstavba nové budovy, nebo změna stavby před jejím dokončením:
Při výstavbě nové budovy je stavebník povinen plnit požadavky na energetickou náročnost budovy.
Průkaz je potřeba přiložit k žádosti o stavební povolení nebo ohlášení stavby tak, aby bylo patrné, že je budova navržena v souladu s plněním požadavků energetické náročnosti.
- Větší změna dokončené budovy:
Větší změnou dokončené budovy je myšlena změna dokončené budovy na více než 25 % celkové plochy obálky budovy.
Stavebník, vlastník budovy nebo SVJ musí zajistit zpracování průkazu v případě takovéto změny budovy (např. rekonstrukce, dostavba aj.), a to při žádosti o stavební povolení (i v případě, kdy větší změna nepodléhá stavebnímu povolení).
Průkaz v tomto případě opět slouží jako doklad, že po provedených změnách budou plněny požadavky na energetickou náročnost budovy.
- Další změny budovy:
V případě jiné než větší změny dokončené budovy nebo větší změny dokončené budovy, při které se dokládají požadavky na snížení energetické náročnosti pro měněné stavební prvky obálky budovy (rekonstruovanou část budovy) nebo technické systémy, a která je provedena do 10 let od vyhotovení průkazu energetické náročnosti této budovy, jsou vlastník budovy nebo SVJ povinni plnit požadavky na energetickou náročnost budovy a pro stavbu splnit požadavky na energetickou náročnost pro měněné stavební prvky obálky budovy nebo měněné technické systémy [tzn. pro např. měněný zdroj tepla (kotel) pro budovu v době platného průkazu znamená dodržet minimální požadavky na účinnost daného zařízení].
To doloží kopií dokladů, které se vztahují k měněným stavebním prvkům obálky budovy nebo měněným technickým systémům a které jsou povinni uchovávat 5 let.
2.) Prodej a pronájem
Povinnost zpracovat a následně předat průkaz nebo jeho ověřenou kopii kupujícímu či nájemci má vlastník budovy v případě:
V případě prodeje či pronájmu budovy nebo ucelené části má vlastník povinnost zajistit uvedení ukazatelů energetické náročnosti uvedených v průkazech v informačních a reklamních materiálech (inzeráty, letáky apod., pokud dochází touto cestou k prezentování budovy).
Stejná podmínka je dána realitní kanceláři v případě uvádění budovy ve svých prezentačních materiálech.
Pro výše uvedené případy je celkovou energeticky vztažnou plochou myšlena vnější půdorysná plocha všech prostorů s upravovaným vnitřním prostředím v celé budově, vymezená vnějšími povrchy konstrukcí obálky budovy.
Pokud vlastníkovi jednotky (např. bytu) v bytovém domě, v případě prodeje této jednotky, nebyl na písemné vyžádání od SVJ průkaz předán, pak jej (pro splnění povinnosti předat průkaz kupujícímu) může nahradit vyúčtováním dodávek elektřiny, plynu a tepelné energie pro příslušnou jednotku za uplynulé 3 roky.
Povinnost zpracovat průkaz rovněž platí pro státní správu, která má jít příkladem; proto vlastník budovy, která je využívaná orgánem veřejné moci, a to u budov, jejichž energeticky vztažná plocha je:
